Tietosuojaseloste
Seloste henkilötietojen käsittelystä
Huomisvoimalaitos Kokonniemi – Kestävän aikakauden liikuntakeskus -hanke
Rekisterinpitäjät (yhteisrekisterinpitäjät, GDPR 26 artikla)
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Oy
Y-tunnus: 2029188-8
Ratapihantie 13, 00520 Helsinki
Puhelin: 09 229 611
Sähköposti: kirjaamo@haaga-helia.fi
Posintra Oy
Y-tunnus: 1481499-6
PL 32, 06101 Porvoo
Puhelin: 040 730 5440
Sähköposti: info@posintra.fi
Rekisterinpitäjät vastaavat yhdessä tässä selosteessa kuvatusta henkilötietojen käsittelystä Huomisvoimalaitos-hankkeessa.
Yhteystiedot rekisteröityjen yhteydenottoja varten
Rekisteröityjä koskevat tietosuoja-asioihin liittyvät yhteydenotot pyydetään ensisijaisesti toimittamaan Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Oy:n kirjaamoon:
kirjaamo@haaga-helia.fi
Tietosuojavastaava
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Oy
Sähköposti: tietosuojavastaava@haaga-helia.fi
Puhelin: +358 29 447 1222
Kuvaus henkilötietojen käsittelytoimista
Hankkeessa käsitellään henkilötietoja, jotka liittyvät hankkeen suunnitteluun, toteutukseen, koordinointiin, viestintään, osallistamiseen, raportointiin ja tulosten levittämiseen.
Käsittelytoimia ovat muun muassa:
● henkilötietojen kerääminen rekisteröidyltä itseltään
● tietojen tallentaminen ja säilyttäminen
● tietojen käyttäminen hankkeen viestintään ja osallistumisen organisointiin
● tietojen hyödyntäminen yhteiskehittämisessä, työpajoissa ja digitaalisilla alustoilla
● palautteiden ja osallistumistietojen käsittely
● tietojen kokoaminen hankkeen raportointia ja rahoittajavelvoitteita varten
● tietojen poistaminen tai anonymisointi säilytysajan päätyttyä.
Henkilötietojen käsittely ei sisällä rekisterien yhdistämistä laajassa mittakaavassa eikä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittelyä.
Henkilötietoryhmät
Hankkeessa voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoryhmiä:
● nimi
● sähköpostiosoite
● puhelinnumero
● organisaatio ja asema
● osallistumistiedot (esim. työpajat, tilaisuudet, digitaaliset yhteistyöalustat)
● palautteet, vastaukset kyselyihin ja kehittämistehtäviin
● muut hankkeen toteuttamisen kannalta tarpeelliset yhteystiedot ja taustatiedot.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
● Huomisvoimalaitos Kokonniemi -hankkeen suunnittelu, toteutus ja koordinointi
● hankkeen osallistujien, yritysten ja sidosryhmien tavoittaminen ja viestintä
● yhteiskehittämisen, Living Lab -toiminnan ja työpajojen toteuttaminen
● hankkeen tulosten arviointi, seuranta ja vaikuttavuuden mittaaminen
● rahoittajan (EAKR / Uudenmaan liitto) edellyttämä raportointi
● hankkeen tulosten levittäminen ja viestintä.
Käsittelyperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 6 artiklan mukaisiin perusteisiin:
● käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (julkisesti rahoitettu EAKR-hanke)
● käsittely on tarpeen rekisterinpitäjien oikeutetun edun toteuttamiseksi, erityisesti hankkeen toteuttamiseksi, koordinoinniksi ja viestinnäksi
● joissain tilanteissa käsittely voi perustua rekisteröidyn antamaan suostumukseen (esimerkiksi vapaaehtoinen osallistuminen, palautteet tai viestintä).
Henkilötietojen lähde
Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi:
● ilmoittautumisten
● yhteydenottojen
● työpajojen
● kyselyiden
● digitaalisten yhteistyöalustojen käytön yhteydessä.
Henkilötietojen luovutukset kolmansille osapuolille
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille muuhun kuin hankkeen toteuttamisen, raportoinnin tai lainsäädännön edellyttämässä laajuudessa.
Hankkeen toteutuksessa voidaan käyttää teknisiä palveluntarjoajia (esim. digitaaliset yhteistyöalustat), jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjien lukuun. Näiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukaiset sopimukset.
Henkilötietojen siirrot EU-/ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Mikäli joitain digitaalisia palveluja käytetään, joissa tietoja käsitellään EU-/ETA-alueen ulkopuolella, varmistetaan siirtojen lainmukaisuus GDPR:n edellyttämillä suojatoimilla (esim. EU:n mallisopimuslausekkeet).
Henkilötietojen säilytysaika
Hankkeessa käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista hankkeen toteuttamiseksi, raportointivelvoitteiden täyttämiseksi sekä rahoittajan (EAKR / Uudenmaan liitto) edellyttämien säilytysaikojen mukaisesti.
Mikäli hankkeen yhteydessä kontaktoitu yritys tai sen edustaja tallennetaan Posintra Oy:n asiakkuudenhallintajärjestelmään (CRM), tietoja säilytetään Posintran tietosuojakäytännön mukaisesti enintään kymmenen (10) vuoden ajan viimeisestä aktiivisesta yhteydenpidosta, ellei säilyttämiselle ole muuta lainmukaista perustetta.
Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Hankkeessa ei tehdä rekisteröityjä koskevaa automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:
● oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa
● oikeus pyytää tietojen oikaisua tai täydentämistä
● oikeus vastustaa käsittelyä
● oikeus pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista
● oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen soveltuvin osin
● oikeus peruuttaa suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseen
● oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Rekisteröityjen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt toimitetaan ensisijaisesti Haaga-Helian verkkosivuilla olevalla sähköisellä lomakkeella:
www.haaga-helia.fi/tietosuoja Se korostaa keskeisiä periaatteita ja arvoja, jotka ohjaavat brändisi ja liiketoimintasi tarkoitusta, tavoitteita ja pitkän aikavälin menestystä.